Services-clés
Établissement des objectifs
- Évaluation des besoins
- But(s) de l'entreprise
- But(s) de la réunion
- Programme dans son ensemble
Choix et gestion des lieux et salles de réunions
- Définition des espaces requis
- Disposition des salles
- Négociations relatives à l'aménagement, à la location et à la gestion
Élaboration des programmes
- Recherche
- Thèmes
- Stratégies et plans de communication
- Stratégies et plans de marketing
- Conférenciers et facilitateurs
- Directives protocolaires
- Audio-visuel et multimédia
- Gestion des invités et des besoins particuliers
- Programmes pour les invités et les familles
- Services de recrutement
- Énoncé des tâches
- Liste des fournisseurs
- Conception de plans des salles
- Conception et production graphiques
- Coordination des services de soutien (Bureau des congrès, services extérieurs, comités d'accueil)
Recherche et production de matériel de soutien
- Création d'une image visuelle et/ou d'un logo pour l'événement
- Guide d'étapes
- Caractéristiques des documents/du matériel
- Disposition, production et diffusion de matériel de soutien
- Production d'un prospectus complet pour les exposants
Gestion financière
- Procédures et politiques financières
- Coordination des partenariats
- Budget
- Contrats et paiements
- Administration
Gestion de la logistique
- Séances d'information pré- et post-événement
- Plans de contingence et d'urgence
- Sécurité
- Transport
- Activités promotionnelles
- Conférenciers
- Inscription
- Réservation et hébergement
- Aménagement des salles
- Évaluation des besoins techniques (audio-visuel, traduction, interprétation, radiodiffusion, diffusion sur le web)
- Aliments et breuvages
- Divertissement
- Douanes, expédition et factage
- Logistique pour les services de manutention sur le site (électricité, plomberie, nettoyage, entreposage, etc.)
- Montage et démontage des infrastructures scéniques
Évaluation
- Évaluation des retombées de la réunion/de la conférence ou de l'événement
- Préparation d'un rapport final