Offre à commandes – Services de Gestions des Événements
EN578-060419/003/CX

Détails pour la clientèle du Gouvernement du Canada | Énoncé des travaux | Justification pour une commande subséquente  

Services de Gestions des Événements (OCIM)
Besoin & Énoncé des travaux

Besoin

Fournir des services de gestion d’événements, notamment dans le cadre de réunions, de conférences, d’ateliers, de sommets, de consultations, de tables rondes, de cérémonies de remise de prix, de galas et de cérémonies d’ouverture sur demande.

Énoncé des travaux

Brent Moore et associés inc. (BMA) devra fournir des services de gestion d’événements pour répondre aux besoins en communications du gouvernement fédéral, dont les services suivants, sur demande :

• établir et/ou préciser les objectifs et concevoir le contenu et les modèles de présentation des programmes;
• établir les budgets et assurer la gestion financière, notamment la sous-traitance et le paiement des sous-traitants;
• négocier les accords de commandite et de partenariat et les ententes officielles avec les fournisseurs;
• établir et coordonner tous les aspects de la gestion des événements, par exemple les négociations avec les fournisseurs, le marketing et les promotions;
• prendre des dispositions pour la location de locaux (notamment en ciblant les responsables de certains sites et de certaines installations et en négociant avec eux);
• coordonner les relations avec les médias et l’accréditation des représentants des médias;
• prendre des dispositions pour recruter des animateurs;
• prendre des dispositions pour assurer la sécurité sur les lieux pendant et après les heures normales;
• faire l’évaluation de la gestion des risques;
• prendre des dispositions pour les voyages et l’hébergement et assurer les services nécessaires;
• prendre des dispositions pour assurer le transport des participants et l’expédition du matériel;
• établir des procédures pour l’inscription;
• recruter et enregistrer l’inscription de chaque participant, et de façon électronique également, ainsi que ramasser les frais d’inscription;
• planifier et gérer les besoins relatifs à la salle et au matériel audiovisuel (web-casting, vidéo-conférence);
• prendre des dispositions pour assurer les services de soutien, par exemple la préparation des rapports, l’interprétation simultanée, le matériel informatique et les logiciels;
• développement des logos, des papiers à lettre avec en-tête et la signalisation;
• gérer l’installation des expositions et des kiosques;
• gérer l’accueil, les boissons et les aliments;
• sélectionner les conférenciers et prendre les dispositions nécessaires;
• prendre des dispositions pour assurer les programmes de loisirs et les programmes familiaux;
• prendre des dispositions pour la production, l’impression et la distribution des dossiers du congressiste;
• Collationnement et distribution des dossiers du congressiste.

Pourrait aussi être appelé à :

• prendre les décisions essentielles relatives à la conception, aux objectifs et au contenu des événements, aux négociations, au personnel, à la gestion financière et aux éventualités ou collaborer à ces décisions;
• travailler avec des groupes et des responsables de l’organisation afin d’établir l’objectif, les paramètres, les politiques et les procédures des événements;
• préparer et/ou exécuter un plan répondant aux besoins définis et adapté à la culture des organismes qui tiennent les événements;
• faire de la prospection et négocier les services qui seront nécessaires pour exécuter les événements;
• embaucher, former, motiver et encadrer les employés et les volontaires;
• prendre des dispositions pour un photographe;
• prendre des dispositions pour un vidéographe;
• établir, surveiller et gérer les objectifs financiers des événements;
• évaluer l’incidence des événements sur l’image et le succès des organismes-clients qui tiennent les événements;
• exercer le contrôle logistique des événements.

BMA pourrait être appelés à travailler à n’importe quelle heure, souvent de manière continue, et à se déplacer fréquemment, moyennant un bref préavis, pour des durées qui pourraient être prolongées.

BMA pourrait devoir fournir ces services dans les deux langues officielles