Services-clés

Établissement des objectifs

• Évaluation des besoins
• But(s) de l’entreprise
• But(s) de la réunion
• Programme dans son ensemble

Choix et gestion des lieux et salles de réunions

• Définition des espaces requis
• Disposition des salles
• Négociations relatives à l’aménagement, à la location et à la gestion

Élaboration des programmes

• Recherche
• Thèmes
• Stratégies et plans de communication
• Stratégies et plans de marketing
• Conférenciers et facilitateurs
• Directives protocolaires
• Audio-visuel et multimédia
• Gestion des invités et des besoins particuliers
• Programmes pour les invités et les familles
• Services de recrutement
• Énoncé des tâches
• Liste des fournisseurs
• Conception de plans des salles
• Conception et production graphiques
• Coordination des services de soutien (Bureau des congrès, services extérieurs, comités d’accueil)

Recherche et production de matériel de soutien

• Création d’une image visuelle et/ou d’un logo pour l’événement
• Guide d’étapes
• Caractéristiques des documents/du matériel
• Disposition, production et diffusion de matériel de soutien
• Production d’un prospectus complet pour les exposants

Gestion financière

• Procédures et politiques financières
• Coordination des partenariats
• Budget
• Contrats et paiements
• Administration

Gestion de la logistique 

• Séances d’information pré- et post-événement
• Plans de contingence et d’urgence
• Sécurité
• Transport
• Activités promotionnelles
• Conférenciers
• Inscription
• Réservation et hébergement
• Aménagement des salles
• Évaluation des besoins techniques (audio-visuel, traduction, interprétation, radiodiffusion, diffusion sur le web)
• Aliments et breuvages
• Divertissement
• Douanes, expédition et factage
• Logistique pour les services de manutention sur le site (électricité, plomberie, nettoyage, entreposage, etc.)
• Montage et démontage des infrastructures scéniques

Évaluation

• Évaluation des retombées de la réunion/de la conférence ou de l’événement
• Préparation d’un rapport final